Mapowanie procesów w dużych przedsiębiorstwach i korporacjach jest już normą. Pozwala na efektywne zarządzanie, pomaga wykonywać obowiązki wszystkim pracownikom i wdrażać nowych. Jak więc właściwie przeprowadzić mapowanie i dlaczego oprócz karki powinno się do tego użyć programu do mapowania procesów?

Jasne zasady

Przygotowując się do mapowania warto ustalić jasne zasady tego, jak mają wyglądać poszczególne przedstawienia graficzne. Należy tutaj ustalić jaki kształt będą miały poszczególne pola z decyzjami, kolejnymi działaniami itd. oraz jak wyglądać powinny linie je łączące. Pamiętać należy także o tym, by przedstawiać procesy w jednej orientacji – poziomej lub pionowej – oraz by strzałki przebiegające pomiędzy poszczególnymi etapami miały właściwą orientację – od kończącego się do następującego po nim etapu. Istotne mogą się okazać także wykorzystywane kolory. Warto przemyśleć i konsekwentnie stosować pola z dodatkowymi informacjami – o dostawcach, potrzebnych dokumentach, innych instytucjach uczestniczących w procesie. Dzięki temu rozpisanie wszystkich procesów będzie konsekwentne, a więc łatwo będzie przygotować kolejne, edytować je i znaleźć potrzebne informacje.

Takie przygotowanie się do mapowania zabiera dużo czasu, ale na szczęście istnieją programy do mapowania procesów. Dzięki programom do mapowania procesów nie trzeba się nad tym zastanawiać, ponieważ mają one z góry ustalone pola i podpowiadają, co powinno nastąpić po sobie. Dzięki temu cały proces może przebiec sprawniej.

Szczegółowość

Stopień uszczegółowienia mapowania powinien być określony na początku i uzależniony od przyszłego zastosowania mapy. Im bardziej szczegółowa analiza, tym więcej informacji powinno się znaleźć na mapie procesu. Oznacza to jednak, że im więcej informacji należy zamieścić, tym trudniej zrobić to na kartce – miejsce jest ograniczone, informacje mogą się zlewać i trudniej będzie dostrzec te szczególnie istotne. Na szczęście istnieją Programy do mapowania procesów, dzięki którym jest to łatwiejsze. W programach do mapowania procesów pewne informacje można po prostu ukryć, gdy nie są potrzebne. Dzięki nim można zrobić jednocześnie bardzo szczegółowe, jak i umiarkowanie przedstawienie procesu.